Şirket ve STK’larda dijital karar dönemi: E-Kurul modeli öne çıkıyor

ANKARA - BHA

Türkiye’de ticari ve kurumsal kayıtların dijitalleşmesi sürerken, dönüşümün bir sonraki aşamasında kurumların yalnızca belgelerinin değil, karar alma süreçlerinin de elektronik ortamda güvenli ve izlenebilir biçimde yürütülmesi gündemde.

Son dönemde sivil toplum kuruluşlarının mali yapıları ve bağışların kullanımına ilişkin kamuoyuna yansıyan tartışmalar da şeffaflığın kapsamını yeniden gündeme taşıdı. Ahbap Derneği hakkında yürütülen soruşturma kapsamında mali kayıtlar, banka hareketleri ve diğer belgeler incelenirken, tartışmanın bir başka boyutunu söz konusu işlemlere ilişkin kararların nasıl alındığı ve kayıt altına alındığı oluşturdu. Soruşturmaya ilişkin hukuki süreç devam ederken, değerlendirmeyi yargı makamları yapacak.

Bu noktada temel soru yalnızca “Para nereye harcandı?” değil, “Bu harcamaya ilişkin karar nasıl alındı?” şeklinde genişliyor. Bir kararın hangi kurul tarafından, hangi gündemle, kimlerin katılımıyla, hangi yetkiye dayanılarak ve nasıl bir oylama sonucunda alındığının geriye dönük doğrulanabilmesi, kurumsal şeffaflığın önemli başlıklarından biri haline geliyor.

E-Kurul kararın bütün sürecini kayıt altına alıyor

Bu alanda geliştirilen çözümlerden biri, KAM Bilgi Teknolojileri A.Ş.’nin E-Kurul sistemi.

E-Kurul; yönetim kurulu ve genel kurul gibi kurumsal karar süreçlerini elektronik ortama taşıyor. Toplantının oluşturulması, gündemin hazırlanması, katılımcıların kimlik ve yetki kontrolü, oylama, kararın oluşturulması, elektronik imzalanması, kayıt altına alınması ve arşivlenmesi aynı yapı içerisinde gerçekleştirilebiliyor.

Böylece sistem yalnızca uzaktan toplantı yapılmasını sağlayan bir platform olmanın ötesine geçiyor. Hedef, kararın ortaya çıktığı andan imzalanıp kurumsal hafızaya dahil edilmesine kadar geçen sürecin elektronik kayıt zinciri içerisinde izlenebilmesi.

KAM Bilgi Yönetim Kurulu Başkanı Gürkan Kalkan da elektronik karar sistemlerinin yalnızca toplantıların dijital ortamda yapılması olarak görülmemesi gerektiğine işaret ediyor. Kalkan’a göre temel yaklaşım; kararın oluşturulmasından imzalanmasına, saklanmasından gerektiğinde doğrulanmasına kadar bütün sürecin güvenilir elektronik kayıt zinciri içinde yürütülmesi.

KAM Bilgi, iki bakanlık nezdinde yetkili ve akredite yapıda

Sistemin öne çıkan unsurlarından biri de kamu otoriteleri nezdindeki yetkilendirme ve akreditasyon yapısı.

KAM Bilgi Teknolojileri A.Ş., Ticaret Bakanlığı tarafından Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS) Hizmeti Sağlayıcısı ve Elektronik Toplantı Sistemi Hizmeti Sağlayıcısı olarak yetkilendirilen kuruluşlar arasında bulunuyor.

Şirket aynı zamanda İçişleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü tarafından e-Genel Kurul ve Yönetim Kurulu toplantıları alanında akredite edilen firmalar arasında yer alıyor. KAM Bilgi tarafından geliştirilen E-Kurul sistemi de Bakanlığın akredite firma listesinde bulunuyor.

Bu yapı, elektronik kurulların yalnızca bir görüntülü görüşme uygulaması üzerinden gerçekleştirilmesi yerine; kimlik doğrulama, yetki kontrolü, elektronik imza, kayıt, arşivleme ve karar bütünlüğünü kapsayan daha geniş bir sistem içerisinde yürütülmesini amaçlıyor.

MERSİS–E-Kurul–ETDS modeli ne getiriyor?

Şirketler açısından modelin önemli ayaklarından birini mevcut kamu dijital altyapılarının birbirine bağlanması oluşturuyor.

Ticaret Bakanlığının Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS), işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması ve ibraz edilmesi amacıyla 1 Temmuz 2025 itibarıyla devreye alındı. Mevcut düzenlemede yönetim kurulu karar defterinin elektronik ortamda tutulması ise genel olarak isteğe bağlı durumda.

MERSİS altyapısında da anonim şirketlerin sirküler tipi yönetim kurulu kararlarını elektronik imzayla oluşturabilmesine imkân sağlayan Yönetim Kurulu Kararı Modülü bulunuyor.

KAM Bilgi tarafından gündeme getirilen yaklaşım ise bu yapıları birbirinden bağımsız sistemler olarak değerlendirmek yerine MERSİS–E-Kurul–ETDS ekseninde bir araya getirmek.

Önerilen modelde şirket ve yetkililerine ilişkin bilgilerin MERSİS üzerinden doğrulanması, karar sürecinin E-Kurul üzerinden yürütülmesi, kararın güvenli elektronik imzayla tamamlanması ve ilgili kayıtların ETDS ile ilişkilendirilmesi öngörülüyor. Böylece kararın yalnızca sonucu değil, oluşumundan kayıt altına alınmasına kadar geçen sürecin izlenebilir hale getirilmesi hedefleniyor.

Elektronik imza kararın güvenlik katmanını oluşturuyor

Dijital karar sürecinin temel bileşenlerinden birini güvenli elektronik imza oluşturuyor.

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında güvenli elektronik imza; imza sahibinin kimliğiyle ilişkilendirilen, nitelikli elektronik sertifikaya dayanan ve imzalanan veride sonradan değişiklik yapılıp yapılmadığının belirlenmesine imkân sağlayan bir yapı sunuyor. Kanunda belirtilen istisnalar dışında güvenli elektronik imza, elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğuruyor.

E-Kurul modelinde de elektronik imza yalnızca son aşamada kullanılan ayrı bir araç olarak değil, kararın kim tarafından ve hangi yetkiyle alındığının doğrulanmasına hizmet eden güvenlik katmanlarından biri olarak konumlandırılıyor.

Böylece bir kararın daha sonra değiştirilip değiştirilmediğinin tespiti ile karar sahibinin kimliği ve iradesinin doğrulanabilmesi amaçlanıyor.

Pirameet toplantının güvenlik ayağını oluşturuyor

Modelin bir diğer bileşeni ise KAM Bilgi tarafından geliştirilen Pirameet.

Pirameet güvenli video konferans ve elektronik toplantı altyapısını sağlarken, E-Kurul karar, oylama, elektronik imza ve kurumsal kayıt süreçlerini yönetiyor. İki sistem birlikte kullanıldığında toplantının gerçekleştirilmesinden kararın oluşturulmasına, imzalanmasına ve arşivlenmesine kadar uzanan süreç aynı dijital kurumsal yönetim yaklaşımı içinde ele alınabiliyor.

KAM Bilgi’nin teknik dokümanlarında Pirameet’in erişim kontrolü, oturum güvenliği ve denetim günlükları gibi mekanizmaları içeren patentli OVERLAY güvenlik katmanına sahip olduğu belirtiliyor. Toplantı ses ve görüntülerinin şifrelenmesi, oylama ve tutanak oluşturma ile toplantı sonrasında kararların nitelikli elektronik imzayla imzalanabilmesi de sistemin sunduğu işlevler arasında gösteriliyor.

E-Kurul’a sızma testi uygulandı

Elektronik karar süreçlerinde şeffaflık kadar siber güvenlik de sistemin önemli başlıklarından biri.

E-Kurul E-YKS Web Uygulaması üzerinde 30 Mayıs 2025’te Cyber4 Intelligence Siber Güvenlik Hizmetleri tarafından gerçekleştirilen sızma testi ve güvenlik değerlendirmesinde, test edilen sistem bileşenlerinde güvenlik açığı tespit edilmediği raporlandı.

Raporda kritik, yüksek, orta veya düşük seviyede herhangi bir bulguya rastlanmadığı; Pirameet video konferans ve E-Kurul E-YKS panellerinde de zafiyet belirlenmediği ifade edildi. Test kapsamında kimlik doğrulama, erişim kontrolleri, oturum yönetimi, veri aktarım güvenliği ve kullanıcı girdilerinin güvenliği de değerlendirildi.

Raporda ayrıca değişen tehdit ortamı nedeniyle sızma testleri ve zafiyet taramalarının düzenli aralıklarla tekrarlanması tavsiye edildi.

STK’lar için DERBİS–E-Kurul modeli

Benzer dijital dönüşümün bir diğer ayağını sivil toplum kuruluşları oluşturuyor.

İçişleri Bakanlığının mevcut düzenlemeleri, derneklerin genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını Bakanlığın uygunluğunu onayladığı elektronik sistemler üzerinden gerçekleştirebilmesine imkân tanıyor. Sisteme girişte elektronik imza, mobil imza veya iki faktörlü kimlik doğrulama yöntemleri kullanılabiliyor.

Şirketler açısından MERSİS'in üstlendiği merkezi kayıt işlevinin benzerini dernekler açısından DERBİS yürütüyor. Genel kurul sonuç bildirimleri dahil çeşitli işlemler halihazırda DERBİS üzerinden gerçekleştirilebiliyor.

Bu noktada önerilen DERBİS–E-Kurul bütünleşmesiyle, derneğin yetkili organları, toplantıları, katılımcıları, oylamaları ve karar kayıtları arasında daha güçlü bir dijital bağ kurulması gündeme geliyor.

Modelin temel hedefi, yalnızca “karar alındı” bilgisinin kayda geçirilmesi değil; kararı kimin aldığı, hangi yetkiyle aldığı, hangi toplantı ve gündem kapsamında görüşüldüğü, kimlerin katıldığı ve oylamanın nasıl sonuçlandığı gibi bilgilerin gerektiğinde geriye dönük doğrulanabilmesi.

İlk aşamada yüksek mali kaynak yöneten STK’lar öneriliyor

KAM Bilgi tarafından gündeme getirilen yaklaşım, bütün sivil toplum kuruluşlarının aynı anda zorunlu bir elektronik sisteme geçirilmesi yerine kademeli bir model öngörüyor.

Buna göre bilanço esasına göre faaliyet gösteren, yüksek miktarda bağış toplayan veya önemli finansal kaynak yöneten derneklerden başlanması; uygulamanın teknik ve idari sonuçlarının görülmesinin ardından kapsamın zaman içerisinde genişletilmesi seçeneklerden biri olarak değerlendiriliyor.

Buradaki yaklaşım denetim mekanizmalarının yerine teknolojiyi koymak değil. Elektronik sistemlerle denetimde ihtiyaç duyulan karar kayıtlarının, zaman bilgisinin, yetki ilişkilerinin, imzaların ve kurumsal hafızanın daha düzenli, güvenli ve doğrulanabilir hale getirilmesi amaçlanıyor.

Hedef yalnızca kâğıdı dijitale taşımak değil

KAM Bilgi’nin ortaya koyduğu model, şirketler ve STK’lar için birbirinden kopuk yeni sistemler oluşturmak yerine mevcut kamu altyapılarıyla bütünleşen bir dijital karar mekanizmasına dayanıyor.

Şirketlerde MERSİS–E-Kurul–ETDS, sivil toplum kuruluşlarında ise DERBİS–E-Kurul ekseninde kurulabilecek yapı; toplantı, yetki, katılım, oylama, karar, elektronik imza ve arşiv kayıtlarının birbirleriyle ilişkilendirilmesini öngörüyor.

Böylece dijitalleşmenin yalnızca kâğıt üzerindeki bir belgenin elektronik ortama aktarılmasından ibaret kalmaması; kararın nasıl oluştuğunun, kim tarafından alındığının ve daha sonra değiştirilip değiştirilmediğinin doğrulanabildiği bir kurumsal kayıt sistemine dönüşmesi hedefleniyor.